一個成功的會議管理人一定要確定在現場的有效溝通，相反地一個不成功的會議，花費了
數月或數年計畫，卻因為現場協調不好而使會議失色，所謂現場溝通是團隊合作的表現。(一)會前協調會：在前往會議場地前要先和會場及主要承包商人員排定會前協調會，協調
會的目的是對會議現場安排整個細節做詳細討論，讓大家都清楚在現場所負的責任與彼此的協
調。
一般會議籌辦人與會場主要工作人員協調會，如場地工程、服務、餐飲和保安人員溝通，如果
會議有應用視聽設備，邀請視聽工程人員一起參加，將所有主要承包商都邀請來。;;
協調會是提供大家再一次檢查工作內容以及提供問題討論，有些可能在文字中寫得不夠清
楚，彼此指派一個人負責溝通，省得七嘴八舌，有關場地部分都向場地承辦人溝通，因為場地
承辦人不一定一直在會場，問他(她)分機號碼或呼叫器，並問清楚如果週末或清早或晚上和誰
聯絡。安排在會前與會場及主要承包商舉行協調會是非常重要也是必要的。包括會議中心、飯
店、交通／旅遊公司等，這是在會前最後一次解決問題的機會。
(二)電話、無線對講機和呼叫器;;;;;;;;;;
電話：小型會議可能不需要內部聯繫系統，只要利用內線電話即可，但是大型會議只靠會
場或飯店電話系統可能會延誤事情，因此要安裝幾條專線電話，有些飯店和會議中心專線電話
線和設備有限，因此會收取適當的費用。以大部分的情況來說，安排專線電話是經由當地電話
系統，至少要在4個星期前申請。大型會議最好自己申請專線電話線和內線系統，電話號碼往
往很難在大會手冊印製前獲得，但有時也可向雷話公司說明，他們可以先提供號碼，但是不保
證到時候安置的號碼一定相同，如果會議在會議中心舉行，他們有自己內部電話系統，事先要
有電話號碼就不會那麼複雜。
在申請電話時，提供一份場地平面圖，這樣對安置的人來講比較方便，還有一種"熱線電
話"，這種不需要撥號，只能兩邊溝通，有些主辦單位申請這種電話是為了兩邊快速溝通。
無線對講機：為了在會場快速與主要工作人員溝通，很多會議籌辦人利用對講機聯繫。對
講機在同一頻道可多人通話，它的優點是可以立即回答或處理緊急事件，這種通訊範圍在戶外
大約一二條街之內。有些對講機可立即換電池，大部分都是晚上充電，這種通訊系統有執照，
因此租金較高，有些會議籌辦人發覺它攜帶不方便，有時在某種情況下收訊不好，鋼筋水泥建
築中收訊會被阻擋。無論如何很多會議籌辦人還是認為他們有需要，並提供下列指引。
1．與承租商談妥一旦發生故障，即使在週末假日也要立即修理和更換。
2．多租用幾台手機和充電器，以防萬一故障還有備用。
3．事先瞭解會場哪些地方是通訊死角，這些地方採用其他通訊方式。
4．每天晚上不要忘了充電。
5．分派對講機由哪些主要負責會議的人使用。
6．僅用於緊急事件溝通，而不是用來聊天。;
最後兩項很重要，目的為了維持系統通暢，當一項訊息在溝通時所有使用者都能知道什麼
事情。而更新的技術是可以預期的，它將更有效，更有靈活性，更輕巧，例如大哥大已經成為
最常用的通訊工具。
呼叫器：呼叫器系統可在當地通訊公司或某些會場租用，每一個呼叫器有一個號碼，當打
這個號碼時，呼叫器會響，接到訊息者再打回去，呼叫器的種類很多。呼叫輕巧，租金價格也
比對講機便宜，可以在較遠距離收到訊息。
(三)服務櫃檯與留言中心：每一個主辦單位都瞭解在大會期間提供一個服務櫃檯與留言中
心是必要的，服務櫃檯與留言中心可以非常簡單也可以很複雜，在這個中心提供基本資料和留
言，有一人或兩人以上在那裏負責，可以是主辦單位工作人員也可以雇用當地臨時工作人員，
提供大會資料以及當地資料，最簡單的留言中心是一片3米x 3米公告欄，按字母分團體，與會
者留言或接到外來電話，每個留言要注明給哪位與會者，留言中心要有架子或圓筒，這些東西
會議中心可提供。這個中心也可以提供航空、租車和旅遊服務，較為複雜的是將留言經由幻燈
打在會場或電腦上(在國內的會議中心並沒有留言架子或圓筒可提供)。
基本設備：
1．將服務櫃檯安置在所有活動的中央區。
2．確定服務櫃檯有足夠空間放置留言板等。
3．確定服務櫃檯可接電話線。
4．其他必需用品。
5．事先印製一些留言條。
6．準備足夠的筆，因為報名者會順手將筆帶走。
7．
8．信封，有些人希望接到留言是用信封封好的。
9．當地資料。
10．當地餐廳指南。
11．
12．觀光和購物指南。 |
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