一个成功的会议管理人一定要确定在现场的有效沟通，相反地一个不成功的会议，花费了
　数月或数年计划，却因为现场协调不好而使会议失色，所谓现场沟通是团队合作的表现。

(一)会前协调会：在前往会议场地前要先和会场及主要承包商人员排定会前协调会，协调
　会的目的是对会议现场安排整个细节做详细讨论，让大家都清楚在现场所负的责任与彼此的协
　调。
　一般会议筹办人与会场主要工作人员协调会，如场地工程、服务、餐饮和保安人员沟通，如果
　会议有应用视听设备，邀请视听工程人员一起参加，将所有主要承包商都邀请来。;;

协调会是提供大家再一次检查工作内容以及提供问题讨论，有些可能在文字中写得不够清
　楚，彼此指派一个人负责沟通，省得七嘴八舌，有关场地部分都向场地承办人沟通，因为场地
　承办人不一定一直在会场，问他(她)分机号码或呼叫器，并问清楚如果周末或清早或晚上和谁
　联络。安排在会前与会场及主要承包商举行协调会是非常重要也是必要的。包括会议中心、饭
　店、交通／旅游公司等，这是在会前最后一次解决问题的机会。

(二)电话、无线对讲机和呼叫器;;;;;;;;;;
　　 电话：小型会议可能不需要内部联系系统，只要利用内线电话即可，但是大型会议只靠会
　场或饭店电话系统可能会延误事情，因此要安装几条专线电话，有些饭店和会议中心专线电话
　线和设备有限，因此会收取适当的费用。以大部分的情况来说，安排专线电话是经由当地电话
　系统，至少要在4个星期前申请。大型会议最好自己申请专线电话线和内线系统，电话号码往
　往很难在大会手册印制前获得，但有时也可向雷话公司说明，他们可以先提供号码，但是不保
　证到时候安置的号码一定相同，如果会议在会议中心举行，他们有自己内部电话系统，事先要
　有电话号码就不会那么复杂。

在申请电话时，提供一份场地平面图，这样对安置的人来讲比较方便，还有一种"热线电
　话"，这种不需要拨号，只能两边沟通，有些主办单位申请这种电话是为了两边快速沟通。

无线对讲机：为了在会场快速与主要工作人员沟通，很多会议筹办人利用对讲机联系。对
　讲机在同一频道可多人通话，它的优点是可以立即回答或处理紧急事件，这种通讯范围在户外
　大约一二条街之内。有些对讲机可立即换电池，大部分都是晚上充电，这种通讯系统有执照，
　因此租金较高，有些会议筹办人发觉它携带不方便，有时在某种情况下收讯不好，钢筋水泥建
　筑中收讯会被阻挡。无论如何很多会议筹办人还是认为他们有需要，并提供下列指引。
　　1．与承租商谈妥一旦发生故障，即使在周末假日也要立即修理和更换。
　　2．多租用几台手机和充电器，以防万一故障还有备用。
　　3．事先了解会场哪些地方是通讯死角，这些地方采用其他通讯方式。
　　4．每天晚上不要忘了充电。
　　5．分派对讲机由哪些主要负责会议的人使用。
　　6．仅用于紧急事件沟通，而不是用来聊天。;

最后两项很重要，目的为了维持系统通畅，当一项讯息在沟通时所有使用者都能知道什么
　事情。而更新的技术是可以预期的，它将更有效，更有灵活性，更轻巧，例如大哥大已经成为
　最常用的通讯工具。

呼叫器：呼叫器系统可在当地通讯公司或某些会场租用，每一个呼叫器有一个号码，当打
　这个号码时，呼叫器会响，接到讯息者再打回去，呼叫器的种类很多。呼叫轻巧，租金价格也
　比对讲机便宜，可以在较远距离收到讯息。

(三)服务柜台与留言中心：每一个主办单位都了解在大会期间提供一个服务柜台与留言中
　心是必要的，服务柜台与留言中心可以非常简单也可以很复杂，在这个中心提供基本资料和留
　言，有一人或两人以上在那里负责，可以是主办单位工作人员也可以雇用当地临时工作人员，
　提供大会资料以及当地资料，最简单的留言中心是一片3米x 3米公告栏，按字母分团体，与会
　者留言或接到外来电话，每个留言要注明给哪位与会者，留言中心要有架子或圆筒，这些东西
　会议中心可提供。这个中心也可以提供航空、租车和旅游服务，较为复杂的是将留言经由幻灯
　打在会场或电脑上(在国内的会议中心并没有留言架子或圆筒可提供)。

基本设备：
　　1．将服务柜台安置在所有活动的中央区。
　　2．确定服务柜台有足够空间放置留言板等。
　　3．确定服务柜台可接电话线。
　　4．其他必需用品。
　　5．事先印制一些留言条。
　　6．准备足够的笔，因为报名者会顺手将笔带走。
　　7．电话簿。
　　8．信封，有些人希望接到留言是用信封封好的。
　　9．当地资料。
　　10．当地餐厅指南。
　　11．地图。
　　12．观光和购物指南。